Vedtekter

Vedtekter for «GeoBergen»

§ 1 – Navn, formål og tilknytning

§ 1.1 – Foreningens navn

Foreningens navn er «GeoBergen» og ble stiftet den 24. september 2013.

§ 1.2 – Foreningens formål

GeoBergen er en åpen forening for personer med interesse for geocaching i Bergen og omegn. Foreningen skal eie og sørge for driften av et nettsted for foreningen. Foreningen kan også arbeide for å fremme interessen for geocaching gjennom å arrangere treff og annet som skaper aktivitet og engasjement.

§ 1.3 – Foreningens tilknytning

Foreningen er en selveiende og frittstående juridisk person med upersonlig og begrenset ansvar for gjeld.

§ 2 – Medlemskap

§ 2.1 – Åpenhet

Alle som ønsker det, kan bli medlem av foreningen.

§ 2.2 – Varighet

Medlemskapet gjelder for hele kalenderår. Medlemmer som én måned etter årsmøtet ikke har betalt kontingent, kan strykes som medlem. Medlemskapet kan ikke gjenopptas før kontingenten er betalt.

Dersom årsmøtet fastsetter et kontingentbeløp på kr. 0, eller på annen måte gjør at kontingentinnbetaling bortfaller, vil medlemmer som ikke har logget minst ett funn siste året, kunne strykes som medlem.

§ 2.3 – Aldersgrense

Medlemmer under 16 år betaler ingen kontingent, men har heller ingen stemmerett.

§ 3 –  Foreningens organer

§ 3.1 – Årsmøtet

§ 3.1.1 – Generelle bestemmelser

Årsmøtet er foreningens øverste myndighet.

Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned i hvert kalenderår, og datoen fastsettes av styret.

Årsmøtet innkalles av styret med minst én måneds varsel, direkte til medlemmene og ved kunngjøring på nettstedet.

Forslag/saker som skal behandles på årsmøtet, må være styret i hende senest to uker før årsmøtet.

Fullstendig saksliste skal være tilgjengelig for medlemmene senest én uke før årsmøtet.

Årsmøtet kan bare behandle og treffe vedtak i de sakene som er kunngjort i sakslisten.

Alle medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være til stede.

Årsmøtet er vedtaksdyktig med det antallet stemmeberettigede medlemmer som er til stede på møtet. Hvert medlemskap gir én stemme, med unntak av begrensing gitt i §2-3.

§ 3.1.2 – Ledelse

Årsmøtet ledes av en møteleder, som velges av årsmøtet. Møtelederen kan, men behøver ikke å være medlem av foreningen.

§ 3.1.3 – Stemmegiving

Med mindre annet er bestemt, skal forslag/saker som årsmøtet har til behandling, avgjøres med simpelt flertall og foregår ved hjelp av håndsopprekning med mindre ett eller flere medlemmer krever skriftlig avstemming.

Valg av styremedlemmer foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Ved valg av flere kandidater ved samme avstemming, skal stemmesedlene inneholde riktig antall kandidater for å anses gyldig. Stemmesedler som er blanke, inneholder kandidater som ikke er foreslått, eller inneholder feil antall kandidater, forkastes.

Hvis en kandidat ved avstemming for enkeltverv ikke oppnår simpelt flertall, gjennomføres omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Ved stemmelikhet i omvalget avgjøres valget ved loddtrekning.

Når det velges flere kandidater ved samme avstemming, må enhver kandidat oppnå mer enn halvparten av stemmene for å anses valgt. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater oppnår dette i første omgang, anses de som har oppnådd det, som valgt, hvorpå det deretter gjennomføres omvalg av de gjenstående verv, hvor de som har fått flest stemmer, anses som valgt. Ved stemmelikhet i omvalget avgjøres det ved loddtrekning.

Stemmegivning kan også foregå via skriftlig fullmakt. Av fullmakten skal det tydelig fremgå hvem som utsteder fullmakten, hvem som innehar den, hvilket møte den er utstedt for og den skal være signert av den som utsteder den. Styret har myndighet til å avvise enkeltfullmakter som ikke innfrir formkravet. Hvert stemmeberettiget medlem på årsmøtet kan kun benytte én fullmakt.

§ 3.1.4 – Oppgaver

Årsmøtet skal:

1. Godkjenne innkalling og saksliste
2. Konstituere seg ved å velge møteleder, referent og et medlem som skal være medsignatar for protokollen
3. Behandle foreningens årsmelding
4. Behandle det reviderte regnskapet for foregående år
5. Fastsette kontingent for inneværende år
6. Vedta budsjett for inneværende år
7. Behandle innmeldte forslag/saker
8. Velge de styremedlemmer som er på valg i det aktuelle året
9. Velge valgkomité
10. Velge revisor

§ 3.2 – Ekstraordinære årsmøter

Ekstraordinære årsmøter holdes når styret anser det som nødvendig, eller når minst en tredel av de stemmeberettigede medlemmene krever det.

Innkalling skjer på samme måte som for ordinære årsmøter, men med minst 14 dagers varsel.

Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og treffe vedtak i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

§ 3.3 – Styret

Styret er foreningens øverste myndighet mellom årsmøter, og skal bestå av et odde antall medlemmer, minst 3, men høyst 7 medlemmer. Styret skal som et minimum bestå av:

• Styreleder
• Kasserer
• Sekretær

Styret kan ut over dette ha to eller fire styremedlemmer. Hvis styret består av mer enn 3 medlemmer, skal styret også ha en nestleder.

Styremedlemmer velges for 2 år om gangen, og halve styret skal være på valg hvert år, men slik at leder og nestleder (eller kasserer dersom styret ikke har nestleder) ikke velges samme år. Det skal velges et odde antall styremedlemmer i oddetallsår og de øvrige i partallsår.

Det skal også velges varamedlemmer – antallet varamedlemmer skal være likt halvparten av styrets størrelse rundet nedover.

Styret skal:

• Iverksette årsmøtets vedtak
• Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/enkeltpersoner til særskilte oppgaver og utarbeide instrukser for disse.
• Administrere og føre nødvendig kontroll med foreningens økonomi i henhold til de til enhver tid gjeldende instrukser og bestemmelser.
• Representere foreningen utad.

Styret står fritt til å gjøre investeringer på vegne av foreningen, under forutsetning av at enkeltinvesteringene ikke kommer i konflikt med vedtekter, årsmøtevedtak eller foreningens likviditet for øvrig.

Styret kan imidlertid fritt disponere midler fra tilskudds- eller støtteordninger hvor det er knyttet spesifikke betingelser til tilskuddet eller støtten. Det er da styrets ansvar at midlene disponeres i tråd med disse.

Styret skal møtes når lederen eller mer enn halvparten av styrets medlemmer krever det.

Styret er bare vedtaksdyktig når mer enn halvparten av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt.

Når ett eller flere styremedlemmer fratrer i løpet av sine valgperioder, skal styret ved første anledning rekonstituere seg.

Dersom det fratrer flere styremedlemmer enn det finnes varamedlemmer, skal det, dersom neste årsmøte er 4 eller flere måneder frem i tid, snarest og innen 2 måneder avholdes ekstraordinært årsmøte for å velge inn medlemmer til et fulltallig styre.

Et styremedlem kan bare sitte konstituert i et verv frem til første ordinære årsmøte. Hvis vervet normalt ikke skulle vært på valg i det aktuelle året, skal valgperioden være 1 år.

§ 3.4 – Valgkomité

Valgkomitéen er ansvarlig for å legge frem forslag til kandidater for alle verv som er på valg, for årsmøtet. Valgkomitéen skal bestå av minst to medlemmer, og velges av årsmøtet for ett år om gangen. Medlemmer i valgkomitéen kan ikke inneha styreverv i samme periode.

§ 3.5 – Revisor

Foreningens revisor skal revidere foreningens regnskap og påse at det er ført i tråd med god regnskapsskikk, at alle regnskapets poster er tilstrekkelig dokumentert og at alle de regnskapsførte utgiftene tilhører foreningen. Revisor velges av årsmøtet for ett år om gangen. Revisor kan ikke inneha styreverv i samme periode.

§ 4 – Stemmerett og valgbarhet

Medlemmer som har betalt kontingent for foregående kalenderår, har stemmerett og er valgbare til tillitsverv i foreningen.

Valgbarhet til verv i foreningen forutsetter i tillegg at medlemmet er bosatt i Hordaland.

§ 5 – Signatur

Signaturrett tildeles leder og ett styremedlem i fellesskap.

§ 6 – Honorar

Tillitsvalgte i foreningen kan ikke motta honorar for sine verv.

§ 7 – Vedtektsendring

Endringer i disse vedtektene kan bare vedtas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært på sakslisten, og krever et flertall på 2/3 av de avgitte stemmene.

§ 8 – Oppløsning

Oppløsning av foreningen kan bare behandles på ordinært årsmøte. Dersom oppløsning blir vedtatt med et flertall på minst 2/3, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tidligst 3 og senest 6 måneder senere, hvor vedtaket må gjentas med flertall på 2/3.

Når oppløsning er vedtatt og alle fordringer er betalt, skal eventuelle gjenstående midler tilfalle et veldedig formål valgt av det oppløsende ekstraordinære årsmøtet.

Sammenslutning med andre foreninger anses ikke som oppløsning av denne forening. Vedtak om sammenslutning og nødvendige vedtektsendringer i tilknytning til dette, treffes i samsvar med bestemmelsene om vedtektsendring i § 8.

Vedtektene har blitt revidert av årsmøtene 6. mars 2014, 4. mars 2015 og 26. februar 2016.